متن دستورالعمل به شرح ذیل است:
نظر به اینکه در راستای اجرای بند « و» ماده 46 و بند « م» ماده 211 قانون برنامه پنج ساله توسعه جمهوری اسلامی ایران و بند ج ماده 12 قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد و به عنوان یکی از مقدمات اجرایی شدن ثبت آنی معاملات، اوراق مورد استفاده در تنظیم اسناد رسمی (یک برگی، نیم برگی و خلاصه معاملات املاک ثبت شده و در جریان ثبت) از عداد اوراق بهادار خارج می گردد و دفاتر اسناد رسمی باید اوراق مورد نیاز خود را به شرح ذیل از طریق «سامانه ثبت الکترونیکی اسناد» به نشانی تهیه نمایند لذا تکالیف و ضوابط مربوط به شرح آتی است:
ماده 1- امکان بهره برداری دفاتر اسناد رسمی از «سامانه ثبت الکترونیکی اسناد» به منظور تهیه اوراق سند رسمی و خلاصه معامله در جریان ثبت از تاریخ 15/12/1391 فراهم است و سران دفاتر می توانند اوراق مورد نیاز خود را برای شروع استفاده در سال 1392، تهیه نمایند لیکن تنظیم سند با استفاده از این اوراق از ابتدای سال 1392 مجاز خواهد بود.
تبصره: با توجه به بهره برداری دفاتر اسناد رسمی از سامانه مدیریت جامع املاک سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، صدور و ارسال خلاصه معامله املاک ثبت شده، مطابق دستورالعمل "ثبت الکترونیکی خلاصه معاملات املاک" خواهد بود.
ماده 2- دفاتر اسناد رسمی از تاریخ 1/1/1392 مجاز به استفاده از اوراق بهادار فعلی نبوده و مکلفند اوراق سند رسمی و خلاصه معامله املاک ثبت شده را مطابق این دستورالعمل از «سامانه ثبت الکترونیکی اسناد» تهیه نموده و برای تنظیم اسناد رسمی مورد استفاده قرار دهند.
ماده 3- دفاتر اسناد رسمی تا پایان اسفند ماه سال 1391 مطابق رویه جاری از اوراق بهادار یک برگی و نیم برگی و خلاصه معاملات املاک ثبت شده و در جریان ثبت استفاده و سپس باقیمانده اوراق بهادار مذکور را حداکثر تا پایان اردیبهشت ماه سال 1392 به ادارات و واحدهای ثبتی مربوط تحویل و رسید دریافت نمایند.
ماده 4- ادارات و واحدهای ثبتی مکلفند مطابق اطلاعاتی که از سابقه فروش اوراق بهادار به هر یک از دفاتر اسناد رسمی در اختیار دارند، صورت جلسه ای مشتمل بر آخرین اطلاعات مربوط به موجودی اوراق هر دفترخانه و تعیین اوراق استفاده شده و باطله و اعلام سردفتر مبنی بر اینکه هیچ گونه برگه ای از اوراق بهادار قبلی در دفترخانه باقی نمانده، تنظیم و مانده اوراق دفاتر را تحویل گرفته و تا تعیین تکلیف نهایی در محلی امن و تحت نظارت نماینده حفاظت و اطلاعات نگهداری نمایند.
ماده 5- مشخصات اوراق مورد استفاده در تنظیم اسناد رسمی که به وسیله سامانه ثبت الکترونیکی اسناد تولید می گردد، به شرح زیر است:
5-1- چاپ اوراق اعم از برگ سند رسمی و برگ خلاصه معامله املاک در جریان ثبت، توسط این سامانه، صرفا" در قطع A4 میباشد.
5-2- هر یک از اوراق چاپ شده توسط سامانه، دارای یک شناسه یکتا و رمز تصدیق بوده که در صدر اوراق چاپ میشود. این شناسه و رمز، ملاک شناسایی و تصدیق اوراق در سامانه خواهد بود.
5-3- مشخصات دفترخانه، شامل نام و نشانی دفترخانه و نام سردفتر، توسط سامانه، در صدر اوراق چاپ میشود. همچنین اوراق چاپ شده توسط سامانه، دارای یک بارکد دوبعدی حاوی نام دفترخانه و نام سردفتر میباشد.
5-4- در اوراق چاپ شده توسط سامانه، محل امضای سردفتر و مهر دفترخانه در سمت راست بالای اوراق و محل امضای دفتریار در سمت چپ بالای اوراق منظور شده است.
5-5- در اوراق چاپ شده توسط سامانه، محل ثبت وجوه دریافتی برای تنظیم سند، در پایین اوراق منظور شده است.
ماده 6- سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به منظور استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیکی اسناد به جهت چاپ اوراق، شناسه کاربری (کد یکتای دفترخانه) و رمز عبور اختصاصی (رمز اولیه: نام کاربری در سامانه مدیریت جامع املاک) برای هر سردفتر منظور خواهد نمود. حفظ محرمانگی و حفاظت از این شناسه کاربری و رمز عبور، بر عهده شخص سردفتر میباشد.
ماده 7- سردفتر در ابتدا با مراجعه به سامانه تعداد 100 برگ اوراق جهت تنظیم سند رسمی و در صورت نیاز 50 برگ اوراق مربوط به تنظیم خلاصه معامله املاک در جریان ثبت دریافت مینماید. متعاقباً به میزان مصرف اوراق مصرف شده و ورود اطلاعات اوراق استفاده شده (مطابق ماده 8)، سردفتر میتواند به همان میزان اوراق جدید دریافت نماید.
ماده 8- با توجه به اینکه نظارت لازم بر میزان دریافت و چگونگی استفاده از اوراق و ثبت اطلاعات در سامانه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک صورت میپذیرد، لذا سردفتر اسناد رسمی مکلف است حداکثر ظرف 10 روز از تاریخ تنظیم سند رسمی یا خلاصه معامله املاک در جریان ثبت، در اوراق دریافت شده با ورود به سامانه، نوع سند تنظیم شده، در هر برگه دریافتی به علاوه شماره ثبت دفتر و تاریخ ثبت در دفتر را در سامانه ثبت نماید.
تبصره- پس از ثبت اطلاعات اوراق استفاده شده، امکان ویرایش این اطلاعات در سامانه وجود نخواهد داشت. لذا سردفتر مکلف است در ثبت اطلاعات در سامانه، نهایت دقت را به عمل آورد.
ماده 9- چنانچه اوراق مذکور در حین دریافت از سامانه دچار اشکال در چاپ یا پارگی و غیر قابل استفاده گردید، سردفتر مکلف است نسبت به امحاء آن اقدام و مراتب را در سامانه درج نماید. همچنین در صورتی که اوراق دریافت شده به هر دلیلی مفقود گردید یا به سرقت رفت، سردفتر مکلف است ضمن درج در سامانه، مراتب را به اداره ثبت محل و مرجع انتظامی ذیصلاح اعلام نماید.
ماده 10- نظر به اینکه هر یک از اوراق دریافتی از سامانه دارای شناسه اختصاصی و یکتا و رمز تصدیق است، لذا تهیه و چاپ اوراق خارج از سامانه مذکور با استفاده از سایر امکانات نرمافزاری یا تهیه تصویر از این اوراق مجاز نبوده و تنظیم سند توسط دفاتر، میبایست صرفاً در اوراق چاپ شده از طریق سامانه صورت گیرد.
ماده 11- سردفتران اسناد رسمی و ذینفعان میتوانند برای کنترل اصالت اوراق، شناسه یکتا و رمز تصدیق مندرج در بالای اوراق را در سامانه وارد و اطلاعات مرتبط با سند (شامل دفترخانه دریافتکننده اوراق، نوع، شماره ثبت و تاریخ سند تنظیم شده) را رویت نمایند.
ماده 12- با توجه به اینکه اطلاعات دفتر اسناد رسمی (شامل نام، نشانی و شماره تلفن دفترخانه)، توسط سامانه در صدر اوراق چاپ میشود، لذا در صورت نادرست بودن این اطلاعات، دفتر اسناد رسمی مکلف است با رجوع به سامانه، نشانی و شماره تلفن صحیح دفترخانه را اعلام نماید.
مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها، رؤسای واحدهای ثبتی، کانون سردفتران و دفتریاران، همچنین کلیه سردفتران و دفتریاران مکلف به اجرای این دستورالعمل هستند. معاونین سازمان و مدیران کل بازرسی و رسیدگی به شکایات، حفاظت و اطلاعات و دفتر توسعه فناوری و اطلاعات، مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل را بر عهده دارند.
احمد تویسرکانی
معاون رئیس قوه قضاییه و
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
